Les bons réflexes pour bien utiliser sa boîte mail professionnelle

Pour les pros, le mail est un outil essentiel pour communiquer facilement avec les clients, prospects et fournisseurs. Une gestion efficace de sa boîte mail professionnelle repose sur quelques bons réflexes à prendre afin d’assurer une réactivité optimale, un bon suivi des dossiers et soigner l’image de votre entreprise.

1 – Bien distinguer le professionnel du personnel

Règle numéro un : créez une boîte mail dédiée à votre activité professionnelle. Vous retrouvez plus facilement les messages importants, n’êtes pas distrait par des messages personnels pendant vos journées de travail… et pouvez plus facilement déconnecter une fois qu’elles sont terminées !

2 – Soignez votre image

En tant que pro, mieux vaut éviter d’utiliser les boîtes mails des opérateurs (ex : plombier11e@wanadoo.fr) Ainsi, eIdéalement, créez votre propre adresse (ex : contact@plombier11e.fr) ou à défaut, utilisez une adresse neutre gratuite (ex : plombier11e@gmail.com).

3 – Triez vos messages au fur et à mesure

Facilitez le suivi de vos mails professionnels en créant des dossiers pour les classer au fur et à mesure, par clients ou types de sujet (ex : URSSAF, impôts, réclamations clients, juridiques, etc.) Traitez aussitôt ceux qui appellent une réponse simple et rapide, puis effacez-les ou rangez-les sans attendre. Créez un dossier « À traiter » pour ceux qui nécessitent un traitement plus approfondi, en les marquant en « non lus » pour être sûr de bien les différencier.

4 – Envoyez un accusé de réception

Confirmez à vos clients ou prospects la bonne réception de leurs messages en programmant l’envoi d’un accusé de réception, du type : « Merci pour votre message, je fais mon maximum pour y répondre sous 48 heures ouvrées. »

5 – Prévenez de vos absences

Vous êtes en déplacement ? En congés ? Programmez un message automatique d’absence, donnant la date à laquelle vous prendrez connaissance du message. Vous pouvez déconnecter l’esprit tranquille, vos interlocuteurs ne s’étonneront pas de votre délai de réponse. N’oubliez pas de suspendre votre accusé de réception automatique pendant votre absence.

6 – Optez pour un objet de mail clair et synthétique

Facilitez le traitement de vos messages par vos destinataires avec un titre de mail clair et court, qui signale si besoin une éventuelle urgence. Dans le corps de vos messages, privilégiez les phrases courtes et les listes de points importants plutôt que de longs paragraphes.

7 – Préparez des mails types pour gagner du temps

Demandes de tarifs, horaires d’ouverture, suivi de commande… Rédigez des mails types que vous personnaliserez avant envoi. Vous gagnerez un temps précieux dans le traitement de ces demandes.

8 – Constituez-vous une base de données

Utilisez votre carnet d’adresses pour enregistrer vos contacts au fur et à mesure de vos échanges. Remplissez leur nom, prénom, numéro de téléphone, adresse postale si vous la connaissez, poste occupé, etc. Votre boîte mail se transformera peu à peu en un répertoire que vous pourrez synchroniser avec votre smartphone pour garder vos informations à jour.

Si vous changez un jour de logiciel de messagerie ou de fournisseur d’accès Internet, vous n’aurez qu’à exporter votre carnet d’adresses pour retrouver tous vos contacts, là encore un gain de temps non négligeable.

9 – Désabonnez-vous des newsletters inutiles

Certaines newsletters sont utiles pour faire de la veille sur votre secteur ou vous tenir informé de l’actualité. Mais près de 80 % ⁽¹⁾ terminent à la poubelle sans même avoir été ouvertes et encombrent votre boîte mail. Prenez le temps de vous désabonner de celles qui ne vous intéressent pas, vous réduirez de surcroît l’empreinte environnementale de votre boîte mail. Pas le temps ? Utilisez un outil comme Cleanfox qui fait le ménage pour vous dans vos abonnements.

10 – Vérifiez régulièrement vos spams

Les filtres des logiciels de messagerie sont de plus en plus sophistiqués et nous épargnent l’avalanche de newsletters et mails suspects qui nous parviennent chaque jour. Sauf qu’ils ne sont pas infaillibles et classent parfois par mégarde un mail important dans le dossier « Indésirable ». Vérifiez régulièrement que des messages importants ne s’y sont pas égarés !

11 – Assurez la sécurité de vos échanges

Votre boîte mail professionnelle est un outil important : choisissez bien votre mot de passe pour limiter les risques de piratage. Évitez les mots de passe trop basiques (date de naissance, prénom des enfants, etc.) et choisissez-en un qui mélange chiffres, caractères spéciaux, majuscules et minuscules. Ne le communiquez bien sûr à personne.

👉 À lire aussi : 8 conseils pour limiter les risques de piratage de ses données

12 – Appuyez-vous sur le correcteur orthographique

Dans la précipitation d’une journée de travail, on passe parfois à côté de coquilles ou fautes de frappe gênantes dans un mail professionnel. Activez le correcteur orthographique de votre messagerie et prenez le temps de vous relire avant d’envoyer.

13 – Envoyez un mail par sujet de discussion

Pour éviter la déperdition d’information et la confusion des dossiers, utilisez une boucle de mail par sujet avec vos interlocuteurs. Cela simplifie le traitement et l’archivage !

14 – Intégrez vos coordonnées professionnelles en signature de vos messages

Terminez vos messages par un bloc signature rappelant le nom de votre société, une image de votre logo, le moyen de vous contacter (portable ou fixe) et votre adresse postale. Vos contacts gagneront un temps précieux s’ils ont besoin de vous appeler à la suite de la réception de votre message.

👉 À lire aussi : Les bonnes questions à se poser pour son parc de téléphonie et Internet

1 – Source Sendinblue 2019.