12 conseils pour recruter et intégrer un collaborateur à distance

08 octobre 2020 , modifié le 02 août 2023

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La crise sanitaire a bouleversé l’organisation du travail, y compris les processus de recrutement et d’onboarding (« intégration » en français) de nouveaux collaborateurs. Comment mener des entretiens à distance et vérifier les compétences des profils envisagés ?

Voici 12 bonnes pratiques à mettre en œuvre pour faciliter le recrutement et l’intégration à distance de vos nouveaux talents.

Première étape : recruter à distance

La période semble compliquée pour mener des recrutements, et pourtant, la nouvelle organisation du travail ouvre de nouvelles opportunités. La nécessité de limiter les déplacements et les rencontres physiques invitent à la créativité dans les méthodes de recrutement, ce qui peut attirer des candidats et les motiver ! Des candidats qui sont par ailleurs plus disponibles et connectés s’ils sont en télétravail, et donc plus réactifs à votre offre d’emploi.

1 – Soignez la rédaction de votre annonce

Le processus de recrutement démarre dès cette étape, importante pour filtrer les candidatures. Soyez précis dans le descriptif de poste, l’expérience souhaitée, les missions proposées et la fourchette de salaire envisagée. Si votre entreprise a mis en place le télétravail, évoquez votre politique de travail à distance et les outils collaboratifs utilisés : c’est un facteur rassurant pour des candidats de sentir que ces aspects sont cadrés et vos collaborateurs accompagnés.

2 – Proposez des entretiens en visioconférence

Transports en commun saturés, éventuelles restrictions de déplacement, télétravail… compliquent l’organisation d’entretiens en présentiel. Proposez des entretiens à distance, au moins pour les premières phases de votre recrutement. Beaucoup d’informations passent par l’image et le téléphone ne suffit parfois pas pour se faire une idée générale d’un candidat.

Si votre entreprise ne dispose pas d’un outil de travail collaboratif intégrant la visioconférence, de nombreux logiciels gratuits permettent d’organiser facilement une visioconférence sur ordinateur ou smartphone. Envoyez une invitation à votre candidat intégrant toutes les informations de connexion, et ajoutez un numéro de téléphone où vous joindre en cas de difficulté de connexion.

3 – Et démarrez vos entretiens vidéo du bon pied

Tout le monde n’est pas à l’aise devant une caméra, sans oublier la complexité ajoutée par de possibles bugs et désynchronisations entre le son et l’image. Pour bien préparer vos entretiens vidéo, installez-vous dans une salle fermée, au calme. Vérifiez que tous vos outils fonctionnent : micro, écouteurs, logiciels et connexion. Connectez-vous quelques minutes avant l’heure dite afin d’accueillir votre candidat quand il rejoint la salle virtuelle, et vérifiez aussitôt le numéro auquel vous pouvez le rappeler en cas de coupure.

Prévoyez quelques questions ice breaker (pour briser la glace) avant de démarrer l’entretien à proprement parler : le candidat est-il bien installé ? Est-il familiarisé avec l’exercice un peu particulier de l’entretien à distance ?

4 – Rassurez le candidat

Dans une période marquée par de fortes incertitudes, le candidat peut se montrer plus réticent à l’idée de quitter la sécurité d’un poste dans lequel il a déjà fait ses preuves. À vous de lui donner envie de vous rejoindre en étant transparent sur l’état de votre activité, les raisons de l’embauche, vos perspectives business et les possibilités d’évolution.

En plus de rassurer le candidat sur la santé économique de votre entreprise, le contexte invite à l’informer sur les mesures sanitaires instaurées dans vos locaux. Parlez-lui aussi de l’évolution de l’organisation du travail dans votre équipe (télétravail ou pas ? dans quelle proportion ?), en insistant sur le fait qu’il sera accompagné dans la mise en place des outils nécessaires à la collaboration à distance si besoin.

5 – Appréciez ses méthodes et son organisation de travail

Préparez une grille d’entretien afin de bien quadriller tous les aspects du poste et du profil avec votre candidat. Évaluez sa maîtrise des outils techniques, mais aussi ses soft skills, des compétences humaines qui sont essentielles dans une équipe resserrée. Vous ne savez pas comment aborder ce sujet ? Voici quelques idées de questions à compléter et adapter selon votre secteur d’activité.

Quelles sont les trois actions que vous avez mises en place au cours des 12 derniers mois pour vous améliorer ?
Avez-vous déjà eu l’occasion de faire preuve de polyvalence dans vos missions précédentes ?
Qu’aimez-vous dans le travail en équipe ?
Que faites-vous lorsque vous êtes face à un problème dont vous n’avez pas la solution ?
Comment hiérarchisez-vous l’urgence de vos projets ?
Quel mode de contact privilégiez-vous avec votre équipe et vos managers ? (e-mail, chat, téléphone, se lever pour discuter, etc.)
Décrivez-moi votre bureau… au bureau, et en télétravail. Comment est-il organisé ? Pourquoi ?

Intégrez dans votre grille d’entretien des questions sur le télétravail, afin de mesurer l’aisance du candidat avec cette organisation. Quels enseignements a-t-il retiré du confinement ? Soyez rassurant sur le fait qu’il n’y a pas de question piège, vous cherchez à évaluer la meilleure organisation du travail pour son profil.

6- Impliquez-le sur un projet test/une étude de cas

Avant de passer à l’étape suivante, vous pouvez demander à chaque candidat qui a retenu votre attention d’effectuer un travail spécifique sur un projet ou une étude de cas. À lui de vous indiquer sa date de rendu idéale. Vous évaluez ainsi sa capacité à s’organiser, et sa motivation à vous montrer ses qualités.

Vous pouvez par exemple lui soumettre un brief (anonymisé) auquel votre équipe a répondu récemment, ou une problématique d’organisation à laquelle vous êtes confronté, en lui demandant de vous envoyer les grandes lignes de sa recommandation par e-mail. Ajustez vos attentes à son niveau de poste et d’expérience.

7 – Pratiquez le recrutement collaboratif

L’intégration d’un nouveau talent sera d’autant plus rapide que vos autres collaborateurs auront été impliqués dans son recrutement. Vous pouvez inviter un ou deux membres de votre équipe à organiser un entretien en visioconférence avec les profils les plus intéressants sélectionnés à l’issue de la première étape. C’est important qu’ils mènent ces entretiens ensemble, et vous fassent un retour sur les compétences techniques et humaines du candidat, et sa sensibilité à la culture de l’entreprise. Si vous avez plusieurs recrutements à mener, missionnez des binômes différents pour ne pas surcharger les agendas et impliquer toute l’équipe dans le processus.

8 – Prévoyez une rencontre IRL (In Real Life)

Vous pensez avoir trouvé la perle rare ? Si les conditions le permettent, organisez une rencontre physique avant de lui adresser votre proposition définitive, ce sera l’occasion de vous présenter également, et de voir comment se comporte le candidat qui a franchi toutes les étapes du processus. C’est également important pour lui de découvrir, avant de s’engager, vos locaux et l’ambiance qui y règne, des points qui peuvent conforter son envie de rejoindre votre entreprise.

Deuxième étape : réussir l’intégration d’un nouveau talent

9 – Démarrez le pré-onboarding dès la signature de la promesse d’embauche

Bravo, vous avez mené à terme votre processus de recrutement. L’intégration de votre nouveau collaborateur démarre dès l’instant où la promesse d’embauche est signée. C’est important qu’il se sente attendu dans votre équipe. Adressez-lui un mot personnel à l’issue du processus pour lui dire combien vous êtes content à l’idée de travailler bientôt avec lui. Profitez des questions administratives (demande de RIB, questionnaire pour la mutuelle, etc.) pour lui envoyer des e-mails réguliers pendant sa période de préavis, afin de maintenir le contact. Adressez-lui des informations sur l’entreprise pour qu’il se familiarise avec votre environnement avant son arrivée : historique, trombinoscope, outils professionnels, etc.

Si son agenda le permet, intégrer votre nouveau collaborateur à une réunion d’équipe avant sa prise de poste peut également être une bonne opportunité pour lui de se familiariser avec ses futures missions et faire connaissance avec ses collègues en devenir.

10 – Préparez son arrivée

Mettez-vous des alertes agenda une semaine avant l’arrivée de votre nouveau collaborateur. Objectif : vous assurer qu’il dispose bien le jour J d’un poste de travail opérationnel, d’une adresse e-mail et d’un numéro de téléphone. Si son arrivée se fait en télétravail, programmez un rendez-vous avec lui en début de journée, pour lui souhaiter la bienvenue.

11 – Organisez ses premières journées

Plutôt que de laisser votre nouvel arrivant livré à lui-même, remplissez son agenda des premiers jours par des rencontres en tête-à-tête (en visioconférence ou en présentiel selon les possibilités du moment) avec chaque membre de l’équipe, une occasion de faire connaissance, de se familiariser avec l’organisation de votre société et vos principaux clients.

12 – Sans oublier la convivialité !

Ce n’est pas parce qu’on n’est pas tous présents en même temps au bureau que l’on ne doit pas partager ces moments informels qui créent des liens dans l’équipe. C’est peut-être le bon moment pour tester un outil collaboratif doté d’une interface de discussion qui favorise la spontanéité dans les échanges. Prévoyez aussi, pourquoi pas, un moment d’échange la première semaine avec le reste de l’équipe, à l’heure du déjeuner ou en afterwork.

En visioconférence, cela peut aussi être sympa d’organiser des jeux et activités afin de renforcer la cohésion d’équipe.

Avec une bonne organisation et des outils adaptés, recruter à distance et intégrer des collaborateurs en télétravail fonctionne très bien. À vous de développer votre aisance en matière d’entretien vidéo, impliquer vos salariés dans le processus pour soulager votre agenda, et bien préparer l’arrivée de votre nouvelle recrue pour la rendre rapidement opérationnelle !