Avec quels outils digitaux automatiser ses tâches administratives ?

La gestion administrative de votre entreprise peut prendre du temps et est souvent vécue comme une corvée. Mais il existe des outils numériques pour vous aider à vous concentrer sur l’essentiel : développer votre activité professionnelle. Retrouvez notre top des outils et services malins pour automatiser les tâches administratives chronophages.

♦ Les avantages à dématérialiser

En tant que professionnel, vous pouvez tirer de nombreux avantages en automatisant la gestion administrative de votre entreprise grâce au digital.

Parmi ces bénéfices, vous pouvez notamment :

• Gagner du temps
• Vous mettre plus facilement en conformité en réduisant les risques d’erreurs et en assurant une traçabilité optimale aux dossiers
• Mieux communiquer avec vos parties prenantes (fournisseurs, salariés, partenaires) et les rassurer
• Gagner de la place “physique” en trouvant une alternative fiable aux archives papier
• Faire un geste pour l’environnement en limitant le recours à l’impression

♦ Gérer l’émission de ses devis et ses factures en ligne

D’ici 2023, toutes les entreprises seront dans l’obligation de recevoir des factures électroniques. A terme, elles devront toutes être en capacité d’émettre leurs factures par voie dématérialisée. Mieux vaut donc anticiper cette digitalisation et prendre appui sur un outil simple et performant.

– Les logiciels gratuits

Du côté des logiciels gratuits, vous pouvez vous fier à Facture.net ou Henrri. Tous deux sont 100% français et proposent les services basiques de facturation :

• Suivi des opportunités commerciales
• Edition de devis
• Création et envoi de factures en ligne
• Suivi des factures (relances, notifications de paiement)
• Outil basique de suivi de chiffre d’affaires

– Les logiciels payants

Pour des fonctionnalités un peu plus poussées, notamment en matière de suivi comptable, les professionnels plébiscitent Quickbooks. A moins de 15 euros par mois, vous pouvez, en plus des fonctions basiques :

• Enregistrer vos dépenses à partir d’une simple photo
• Obtenir des tableaux de bord (recettes, dépenses) actualisés en temps réel
• Connecter vos applications et votre site e-commerce

♦ Digitaliser les processus de contractualisation

Contrats, devis, bons de commande etc… tous ces documents peuvent désormais être signés par voie dématérialisée. Mais pour garantir des signatures 100% légales et sécurisées, il est préférable de passer par un logiciel de signature électronique. Vous resterez ainsi parfaitement en conformité avec les attentes légales.

Yousign est un logiciel malin pour les entreprises de toute taille qui souhaitent créer, envoyer et signer des documents en ligne en quelques clics. Les forfaits débutent à 9 euros par mois et varient en fonction du nombre d’utilisateurs et du nombre de signatures par mois.

Le petit plus ? Vous bénéficiez d’un essai gratuit pendant 15 jours.

♦ Avoir un oeil sur sa trésorerie en temps réel

Garder un œil global sur sa trésorerie lorsque l’on multiplie les comptes (perso, pro…) n’est pas toujours simple. Pour vous faciliter la tâche, des solutions de gestion de trésorerie existent.

Par exemple, Spendesk, la plateforme “7-en-1” de gestion des dépenses, vous assure une visibilité en temps réel sur toutes vos dépenses. Vous pouvez générer des cartes virtuelles ou physiques (selon les forfaits) pour les paiements en ligne, traiter et payer vos factures facilement, valider vos politiques de dépenses…

Davantage spécialisée sur les PME, Agicap permet également de suivre sa trésorerie de manière dynamique. Pour plus de simplicité, le logiciel s’intègre directement avec vos outils de gestion (Sage, cegid, Sellsy, Quickbooks, Axonaut)

♦ Automatiser sa comptabilité

La comptabilité peut donner des sueurs froides aux entrepreneurs. Il n’est pas toujours facile, en effet, de trouver le bon partenaire, de lui fournir les bons documents, d’obtenir le bon conseil.

Pour faciliter votre suivi comptable, des logiciels d’expertise comptable en ligne existent, tels que Small Business Act. Ce logiciel, qui adresse à la fois les TPE, PME, start-ups et créateurs d’entreprise, prend totalement en main votre comptabilité.
Disponible à partir de 99 euros par mois, il peut aussi vous porter assistance et conseils sur l’ensemble du volet fiscal de votre activité ainsi que sur le volet juridique. En outre, l’application vérifie la conformité de vos variables de paie (primes, heures supplémentaires, absences, congés payés, congés maladies… ).

♦ Gérer la paie

Si vous salariez des collaborateurs, ou que vous êtes vous-même salarié de votre propre société, la gestion des paies peut s’avérer un véritable casse-tête.

Primes, heures supplémentaires, absences, congés payés, congés maladies, transmission des déclarations sociales… avec un logiciel de gestion de paie automatisé, tel que Payfit, vous pourrez générer sereinement et en quelques minutes des bulletins de salaires conformes.

Grâce à son module dédié à la gestion administrative du personnel, le logiciel permet une adaptation en temps réel du salaire et des déclarations sociales en fonction des congés pris, des absences notées, des notes de frais enregistrées et du temps de travail déclaré.

L’offre Starter (entreprise de 1 salarié) débute à 69 €/ mois.

Vous disposez désormais de toutes les astuces pour optimiser votre activité professionnelle ! Et n’oubliez pas qu’avec la digitalisation croissante de votre activité, une connexion internet fiable et rapide sera nécessaire.