Les meilleurs outils de visioconférence pour les TPE et indépendants

Avec la généralisation du télétravail, la difficulté à organiser rendez-vous en présentiel et voyages d’affaires, la visioconférence occupe une place croissante dans le quotidien des professionnels. On fait le point sur les outils gratuits et payants adaptés aux TPE et travailleurs indépendants, pour faciliter l’organisation de vos réunions et rendez-vous professionnels.

Même si de nombreux progrès technologiques permettent de mener des réunions par téléphone, voir le visage de ses interlocuteurs facilite la communication et fluidifie les échanges. À l’aide d’une simple webcam (intégrée dans la plupart des modèles récents d’ordinateurs), d’un smartphone ou d’une tablette, il est très facile d’organiser une visioconférence avec une ou plusieurs personnes.

Que ce soit pour organiser vos réunions internes ou proposer des rendez-vous à distance à vos clients, voici une sélection de logiciels qui accompagnent les professionnels dans leurs activités. Beaucoup proposent des versions gratuites déjà bien complètes pour les TPE et indépendants. Les comptes professionnels payants permettent notamment d’augmenter le nombre de participants, de disposer d’un espace de stockage en ligne, d’envoyer des URL de réunion personnalisées au nom de votre entreprise, etc.  

Les solutions de visioconférence 100 % gratuites

Faciles à prendre en main, ces solutions réunissent les fonctions essentielles pour mener des rendez-vous et réunions en visioconférence.

Jitsi Meet

Difficile de faire plus accessible que Jitsi Meet, un outil de visioconférence gratuit et sécurisé que vous pouvez utiliser de manière illimitée, sans créer de compte. Pour démarrer une réunion, connectez-vous sur le site, entrez un nom de réunion, validez pour ouvrir votre salle virtuelle, puis envoyez le lien à tous vos participants. La solution permet de flouter votre arrière-plan, partager son écran, gérer le micro de vos participants, écrire à un collègue en parallèle de la réunion… Si besoin, vous pouvez verrouiller l’accès à l’aide d’un mot de passe.

Configuration requise ? Jitsi se lance depuis n’importe quel navigateur ou depuis l’application mobile.

Facilité de connexion ? Les participants n’ont rien à installer, ils cliquent sur le lien envoyé par vos soins, et arrivent directement dans votre salle virtuelle.

Niveau de sécurité ? Garanti par un mot de passe si vous le souhaitez.

Coût ? Totalement gratuit.

Les + : Solution performante, échanges sécurisés et interface facile à utiliser sans obligation de créer un compte.

 

Skype

Malgré l’arrivée de nombreux concurrents, Skype reste une référence en matière de visioconférence. Vous pouvez organiser des réunions jusqu’à 50 personnes, dans la limite de 100 heures par mois, de 10 heures par jour et de 4 heures par appel vidéo. Skype autorise aussi le partage d’écran et l’enregistrement de la réunion (conservé pendant 30 jours), ce qui répond aux besoins principaux de bien des start-up et TPE, sans oublier le floutage d’arrière-plan, appréciable lorsqu’on télétravaille à domicile. La version Skype Entreprise, qui offrait des options supplémentaires, a été absorbée par Microsoft Teams.

Matériel requis ? Skype fonctionne sur tout type de terminaux, fixes et mobiles. Le logiciel est aussi compatible avec Xbox et Alexa.

Facilité de connexion ? Vous envoyez un lien de réunion à vos participants, qui rejoignent Skype directement sur leur navigateur web ou leur appli, si elle est pré-installée.

Niveau de sécurité ? Il faut un lien pour accéder à votre réunion.

Coût ? 100 % gratuit !

Les + : Solution gratuite adaptée aux besoins des TPE, intégrant les fonctionnalités essentielles. 

Les solutions de visioconférence freemium

Vous pouvez commencer par utiliser la version gratuite avec certaines contraintes, et basculer à tout moment vers une version professionnelle payante vous apportant davantage de fonctionnalités.

Zoom

On ne présente plus le logiciel de visioconférence qui a conquis le grand public pendant le confinement du printemps 2020. En version gratuite, Zoom permet d’organiser des réunions en tête-à-tête sans limitation de durée, inviter jusqu’à 100 personnes pendant 40 minutes, et enregistrer vos réunions sur votre espace de stockage. Vous pouvez partager votre écran, personnaliser votre arrière-plan et activer un filtre pour apparaître en pleine forme à vos interlocuteurs.

En version payante, vous pouvez réunir jusqu’à 1 000 participants, et afficher 49 vidéos HD simultanément. La capacité d’enregistrement est étendue à 1 Go pour les forfaits pros basiques, et au-delà sur option.

Configuration requise ? Zoom fonctionne sur ordinateur, smartphone et tablette.

Facilité de connexion ? Les participants n’ont rien à installer, ils cliquent sur un lien exécutable dans l’invitation à la réunion, qu’ils rejoignent via un navigateur s’ils n’ont pas l’application.

Niveau de sécurité ? Garanti par un système de mot de passe pour accéder à la réunion, avec un chiffrement des échanges de bout en bout.

Coût ?

• Jusqu’à 9 utilisateurs : 11,66 €/mois par utilisateur.
• Entre 10 et 99 utilisateurs : 16 €/mois par utilisateur.

Un système d’options à la carte propose d’augmenter ponctuellement selon vos besoins votre espace de stockage, organiser un webinaire avec un système de chat, utiliser le connecteur de salles de visioconférence si votre entreprise est déjà équipée en matériel, etc.

Les + : Souplesse dans la souscription des options, facilité d’utilisation.

Cisco Webex

Fondé en 1995, Cisco Webex offre une solution de visioconférence très solide aux professionnels. La version gratuite permet de réunir jusqu’à trois participants en illimité ou 50 pendant 40 minutes, et inclut des tableaux blancs interactifs, la vidéo HD, le partage d’écran sur ordinateur et mobiles, et l’enregistrement de la réunion avec un stockage limité à 1 Go.

Cisco Webex propose aussi trois offres payantes, intégrant des options de stockage et de gestion sur le cloud : la version Starter permet de réunir jusqu’à 100 participants (dans la limite de 24 heures de réunion par mois), la version Plus aussi mais sans limite de durée, et l’offre Business prend en charge jusqu’à 200 participants, avec un minimum de cinq licences dans l’entreprise.

Pratique, Cisco Webex intègre une fonctionnalité de détection du bruit, qui invite les participants à couper leur micro en cas de son parasite de leur côté, comme le bruit des doigts sur le clavier. Autre fonctionnalité intéressante : vos invités peuvent rejoindre la réunion par téléphone s’ils se déplacent dans une zone sans WiFi ou connexion web.

Configuration requise ? Cisco Webex fonctionne sur ordinateur et terminal mobile, et peut même être utilisé depuis une Apple Watch.

Facilité de connexion ? Les participants n’ont rien à télécharger, ils cliquent sur un lien exécutable dans l’invitation à la réunion.

Niveau de sécurité ? Garanti par un mot de passe pour accéder à la réunion.

Coût ?

• Version Starter: 12,85 €/mois par utilisateur. Idéale pour les petites équipes, avec des réunions jusqu’à 100 participants et 5 Go de stockage dans le cloud.
• Version Plus : 17,30 €/mois par utilisateur, avec un panel d’options plus complet.

Les + : Garanties de sécurité et qualité de l’audio.

Les solutions de visioconférence payantes

Accessibles sur abonnement, elles répondent aux besoins des entreprises et professionnels qui cherchent des fonctionnalités avancées et de la compatibilité avec leurs autres outils informatiques. 

GoToMeeting

Cette solution de vidéoconférence fonctionne dans un navigateur web ou via des applications de bureau et mobile. Elle permet d’inviter jusqu’à 3 000 participants avec 25 flux vidéo HD en simultané, d’enregistrer les réunions en illimité, de partager son écran, tout cela en garantissant la sécurité des réunions via un verrouillage qui nécessite que l’administrateur accepte chaque participant.

Vous pouvez aussi prendre des notes et capturer des diapositives de présentation pendant la réunion, et les partager à l’issue de la réunion. GoToMeeting est proposé (sans obligation) avec le matériel GoToRoom, un kit clé en main pour équiper votre bureau d’un matériel de vidéoconférence performant. L’option Webinar Lite permet d’organiser ponctuellement des réunions avec un grand nombre de participants.

Matériel requis ? GoToMeeting est compatible avec les principaux navigateurs, tous les systèmes d’ordinateurs et appareils mobiles.

Facilité de connexion ? Les participants cliquent sur un lien partagé, depuis les agendas Office 365 G Suite, mais aussi les logiciels Salesforce, Zoho et Slack.

Niveau de sécurité ? Possibilité de verrouiller la réunion, c’est alors l’administrateur qui laisse entrer les participants dans la salle virtuelle.

Coût ?

• Forfait Professionnel : à partir de 10,75 €/mois par organisateur (en facturation annuelle). Il permet de réunir jusqu’à 150 participants, mais n’inclut pas l’enregistrement dans le cloud, la transcription ni la capture de PDF.
• Forfait Business : à partir de 14,33 €/mois par organisateur. Ce forfait permet de pousser jusqu’à 250 utilisateurs.

Les + : Essai gratuit pendant 14 jours sans avoir besoin de laisser un numéro de carte bancaire.

 

Les solutions de visioconférence intégrées dans une suite complète

Ces logiciels ne sont pas disponibles de manière autonome, mais sont embarqués dans des suites logicielles complètes, ce qui nécessite de mener une réflexion globale sur l’équipement logiciel de votre entreprise si vous souhaitez les utiliser.

Microsoft Teams

Accessible à condition de créer un compte Microsoft, la version gratuite de Microsoft Teams permet de passer des appels de groupe, d’échanger des fichiers (2 Go par utilisateur) et de partager son écran, sans oublier les arrière-plans virtuels…

Les versions payantes Business offrent une gamme d’outils plus large, permettant de réunir jusqu’à 250 personnes, de collaborer sur des documents via la suite Office et Sharepoint Online, de servir de messagerie pour vos échanges en interne, d’organiser des webinaires, etc., sans oublier le partage de fichiers jusqu’à 1 To par utilisateur. C’est une solution très complète qui favorise le travail collaboratif, en marge des vidéoconférences.

Si votre entreprise utilise déjà la suite Office, Microsoft Teams offre une grande compatibilité avec les autres outils (Outlook, Word, Powerpoint, Sharepoint, etc.). Pour les autres, cette solution de visioconférence peut sembler complexe à utiliser avec d’autres applications.

Configuration requise ? Microsoft Teams fonctionne sur ordinateur et terminaux mobiles, à condition d’installer une application pour ces derniers.

Facilité de connexion ? Les participants cliquent sur l’invitation à la réunion, et ont le choix entre rejoindre la réunion via leur navigateur, ou télécharger l’application.

Niveau de sécurité ? L’organisateur de la réunion gère les admissions de participants dans la salle virtuelle.

Coût ?

Vous ne pouvez pas souscrire Microsoft Teams séparément, l’offre est incluse dans différents packages Microsoft.

• Offre Microsoft Business Basic (incluse dans notre offre Internet pour les Pros Bbox Pro+) : 4,20€HT/mois par utilisateur. Elle intègre Microsoft Teams, un espace de stockage sur le cloud et les versions online des logiciels Office.
• Offre Microsoft 365 Business Standard : 10,50€HT/mois par utilisateur. Elle intègre Teams et toutes les applications Office Microsoft accessibles sur tous les appareils.

Les + : Plateforme collaborative qui va au-delà de la simple vidéoconférence.

Google Meet

L’application Google Hangouts permet de réunir jusqu’à 25 participants gratuitement pour des appels vidéo mais il existe une version professionnelle (intégrée dans G Suite) avec davantage d’options : Google Meet.

Les fonctionnalités proposées dépendent de votre version de G Suite, accessible sur tous les terminaux et principaux navigateurs. Partage d’écran, accès à la réunion via un lien partagé, possibilité d’enregistrer la réunion font partie des fonctions de base. Selon la taille de votre entreprise, vous choisissez entre le forfait Basic, Business ou Enterprise. Cette solution est surtout intéressante si vous utilisez l’environnement Google dans votre activité.

Configuration requise ? Google Meet fonctionne directement dans le navigateur sur Chrome, Firefox, Safari et Edge. Sur mobile, il est recommandé d’installer l’application Meet.

Facilité de connexion ? Les participants cliquent sur l’invitation à la réunion. Ceux qui utilisent Google Agenda peuvent y accéder directement depuis leur agenda. S’ils n’ont pas de connexion web, ils peuvent rejoindre la réunion en appelant un numéro de téléphone.

Niveau de sécurité ? L’organisateur de la réunion gère les admissions de participants dans la salle virtuelle.

Coût ?

Vous ne pouvez pas souscrire à Google Meet séparément.

• Forfait Basic : 5,20 €/mois par utilisateur.
• Forfait Business : 10,40 €/mois par utilisateur. Il offre un stockage de 1 To dans le Cloud (et illimité en deçà de cinq utilisateurs) et des options supplémentaires pour l’archivage de vos données.

Les + : Plateforme collaborative qui va au-delà de la simple vidéoconférence.

En fonction de vos besoins et de votre budget, vous disposez d’une pléiade de solutions de visioconférence facilitant la collaboration avec votre équipe en télétravail, et les échanges avec vos clients, partenaires et fournisseurs. Restez joignable et surtout visible grâce à ces outils technologiques ! Ils simplifient la continuité de l’activité et sont simples à déployer sur une équipe de petite taille, pour des coûts mensuels qui restent limités.